Obtenir en quelques secondes une analyse complète par IA de votre comptabilité 100% digitalisée, c'est désormais possible avec DionySols Pilotage et Gestion depuis le 05-02-2025 - Sortie nationale - Tout type d'entreprise.
Le 13 septembre 2024, nous vous informions de l'intégration prochaine des fichiers FEC dans DionySols pour mieux piloter votre activité et ainsi améliorer votre rentabilité. C'est désormais chose faite depuis le 5 février 2025. Que vous exerciez dans la restauration, les métiers de bouche ou tout autre secteur d'activité, vous pouvez désormais tester gratuitement pendant 30 jours cette pépite de digitalisation et d'analyse. Zoom dans cet article sur les principales questions posées par notre communauté pour que l'utilisation des fichiers FEC n'ait plus aucun secret pour vous.
Piloter son entreprise grâce aux fichiers FEC
Pour rappel, le FEC ou fichier des écritures comptables est un document de comptabilité informatisé qui fait état des comptes de l'entreprise. Il contient la totalité des écritures comptables d'un exercice de façon détaillée et structurée.
Depuis 2014, le FEC peut être demandé par la DGFiP (Direction générale des finances publiques) pour effectuer un contrôle des comptes de l'entreprise et lutter ainsi contre une éventuelle fraude fiscale. Ces fichiers servent aussi aux cabinets comptables pour se transférer les dossiers.
Piloter son entreprise et ainsi garantir la viabilité de son activité nécessite de s'appuyer sur des données chiffrées, comme les fichiers FEC aussi. Désormais, notre interface de gestion DionySols vous permet d'avoir une vision d'ensemble de votre activité en intégrant et analysant les données clés de votre entreprise (ex. : produits de production, charges variables, frais fixes, impôts et taxes, salaires, amortissements...).
Comprendre les tenants et les aboutissants des fichiers FEC
Pour être en mesure d'analyser vos performances financières, il vous suffit d'importer vos fichiers FEC (Fichier des Écritures Comptables) dans DionySols. Ce document normalisé se présente sous forme de simple fichier texte *.txt de moins de 1 à 2 Mo et il reprend toutes les écritures comptables de votre entreprise pour un bilan donné entre date de début et date de fin ou date de commencement et date du jour.
Important : les fichiers FEC vous appartiennent, même s'ils sont issus du logiciel comptable de votre cabinet d'expertise comptable. Il suffit de quelques minutes pour générer ce type de document.
Il existe 2 types de fichiers FEC :
- Les fichiers définitifs (un fichier par exercice terminé - bilan validé)
- Les fichiers temporaires qui peuvent être celui de l'exercice terminé, mais dont le bilan n'a pas encore été validé ou encore celui de l'exercice en cours à date de demande.
Si votre expert-comptable refuse de vous transmettre le fichier FEC provisoire de l'exercice en cours notamment, sachez qu'il a l'obligation de vous l'envoyer si vous le lui demandez. Tous les logiciels comptables du marché savent extraire ces données provisoires ! Sinon comment feraient les cabinets comptables pour se transférer si-besoin un dossier en cours d'exercice (une obligation de l'ordre des experts-comptables).
DionySols, tout comme le logiciel de comptabilité de votre expert-comptable, assure la continuité des écritures comptables. Nous n'effaçons rien, nous mettons juste à jour intelligemment. De plus, avec notre nouvelle fonctionalité, vous identifiez rapidement les manquements (ex. : facture non transmise au comptable, paiement par chèque non réceptionné et affecté à une charge...). Cela fera gagner un temps précieux à toutes les parties prenantes au moment du bilan et qui sait, un bilan définitif sous 45 jours date de fin de bilan ?
En résumé, les fichiers FEC sont les témoins de votre comptabilité.
Tout savoir sur l'analyse par IA de votre comptabilité 100 % digitalisée
Nombreux sont les membres de notre communauté (conseillers en pilotage d'entreprise et clients) à attendre avec impatience les détails sur cette fonctionnalité inédite. Dans cet article, nous répondons à vos principales interrogations.
Ouvrez un compte gratuit DionySols et testez pendant 30 jours notre outil de digitalisation et d'analyse par IA de votre comptabilité.
L'origine de la création de l'outil de digitalisation et d'analyse par IA de votre comptabilité
Bien que DionySols ait déjà accès à une multitude d'indicateurs clés de performance pour le pilotage de votre activité, il existait un manquement au niveau de certaines écritures comptables (données absentes ou données nécessitants un temps de saisie toujours trop important).
Or, piloter son entreprise c'est aussi avoir la vision mensuelle de l'ensemble de données comptables (ex. : crédits amortissables ou non, les comptes 4, l'évolution de la trésorerie...). Aujourd'hui, de nombreuses entreprises, dans le meilleur des cas, prennent connaissance de leur bilan trois à six mois après la clôture d'un exercice. Ce délai est trop important et ne permet pas d'adapter sa stratégie en cas de signaux comptables alarmants. Avec DionySols Pilotage et Gestion, disposez d'un point d'atterrissage de votre bilan 2 à 3 mois avant la fin de l'exercice comptable.
Pour gérer au mieux son activité, il est nécessaire de connaître en temps quasi réel les ratios de son activité, peu importe la saisonnalité (ex : % de marge, % de frais fixes, % d'impôts et taxes, % de masse salariale, % d'amortissements...). En plus de ses ratios, tout bon chef d'entreprise doit avoir une idée précise de ses résultats (ex. : résultat d'exploitation, résultat exceptionnel, résultat courant, capacité d'autofinancement, résultat minimum à réaliser avant IS pour maintenir sa trésorerie à l'équilibre...). Sans ces données, piloter son entreprise revient à naviguer à vue.
Obtenir un financement bancaire grâce au suivi de votre comptabilité au jour le jour, une analyse précise, un processus facilité...
Votre banque, tout comme vos fournisseurs ou encore l'État, sont des partenaires de votre société. Tous bons partenariats nécessitent d'être entretenu pour obtenir des deals gagnant-gagnant.
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En effet, pour vous accompagner au mieux dans votre développement, la banque a besoin d'avoir une vision claire de votre situation comptable actuelle et à venir. Les bilans comptables ne suffisent pas toujours, car ils traduisent toujours une situation passée. Ce que vos financiers partenaires cherchent à déterminer, c'est si vous gérez convenablement le présent et que vous savez anticiper l'avenir (prévisionnel).
Avec notre nouveau module de digitalisation et d'analyse de la comptabilité, vous êtes capable de fournir des chiffres actualisés. Aussi, vous pouvez partager avec votre banque vos analyses mensuelles pour qu'elle s'engage plus facilement à vos côtés.
Pour donner accès aux fichiers FEC à vos financiers, vous avez les possibilités suivantes :
- Créer une session utilisateur à Dionysols Digitalisation et Analyse IA protégée par login et MDP (sans aucun surcoût du nombre d'utilisateurs)
- Transmettre régulièrement en manuel ou en automatique le rapport d'analyse généré par DionySols après chaque import d'écritures FEC.
L'intérêt d'analyser les performances de votre activité pour ne plus vous reposer uniquement sur l'analyse de votre expert-comptable
Avoir confiance n'exclut pas le contrôle. Cette maxime s'applique aussi aux experts-comptables. Comprendre vos chiffres et le langage de la comptabilité est un atout indispensable pour piloter votre entreprise. Il peut être dangereux de vous apercevoir de vos difficultés financières très tardivement après la clôture du bilan. La situation peut potentiellement devenir irréversible.
Avec DionySols, nous vous encourageons à anticiper cette démarche d'analyse des résultats. En effet, vous divisez par 3 à 5 fois vos risques, car vous êtes immédiatement informé en toute transparence des potentielles dérives de votre activité.
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Vous vous demandez peut-être l'intérêt de digitaliser votre comptabilité alors que vous ne parvenez pas à décoder le jargon de votre expert-comptable. Grâce à DionySols et son assistant d'analyse, ce langage vous apparaîtra comme très simple et non plus obscur. En pratique, l'intelligence artificielle maitrisée intégrée à notre système traduit en termes intelligibles les paramètres essentiels de votre activité. Par exemple, vous pourrez visualiser les ratios clés de votre société directement sur DionySols, recevoir par mail votre rapport d'analyse d'importation, exporter aussi vos données et les analyser en détail.
Le fonctionnement du module de digitalisation et d'analyse assisté par IA
Les prérequis pour tester notre module de digitalisation
Pour tester le module de digitalisation, vous aurez besoin de vous procurer auprès de votre expert-comptable les fichiers FEC suivants a minima :
- Le fichier de l'exercice en cours N (provisoire)
- Le fichier du dernier exercice terminé N-1 qui peut être définitif ou provisoire suivant que le bilan est sorti ou pas.
- Le fichier définitif de l'exercice terminé N-2
Si votre activité a moins de trois ans, vous pouvez tout de même digitaliser et analyser votre comptabilité dans DionySols. Pour les créateurs d'entreprise, nous chargeons dans DionySols vos écritures FEC prévisionnelles en N-1 (votre prévisionnel d'activité) afin de le comparer avec vos premiers mois d'activité. Pour les jeunes entreprises, vous pouvez ajouter dans le logiciel les fichiers FEC à votre disposition. Rappelez-vous, maîtriser votre activité dès les premiers mois voire les premières années d'exercice est le moyen le plus fiable de construire une activité pérenne.
Après votre essai, avec la licence payante, vous pouvez charger autant de fichiers des écritures comptables que souhaité.
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Paramétrage et sécurité de votre compte DionySols
Une fois votre compte paramétré, vous devrez demander chaque mois votre FEC provisoire de l'exercice en cours à date par votre cabinet d'expertise comptable (après la TVA autour du 25 du mois). Une fois le fichier reçu, vous l'importez en quelques clics dans DionySols Pilotage et Gestion qui va l'intégrer et l'analyser pour vous. Vous recevez par mail votre rapport d'analyse.
Vos données comptables intégrées dans DionySols sont tout autant sécurisées qu'elles le sont dans n'importe quel logiciel comptable. Vous disposez d'un login unique de connexion (votre mail) à DionySols et un mot de passe sécurisé (crypté dans nos tables). Vous avez accès, si vous le souhaitez, à une double authentification à la connexion via Google authentification. Le caractère privé de vos données est notre priorité.
Une analyse personnalisable de votre comptabilité
En plus de l'analyse commune à tous les utilisateurs DionySols, vous pouvez analyser de façon personnalisée les comptes ou regroupements de comptes souhaités grâce à l'IA. Au fur et à mesure du temps, notre système intelligent affinera grâce à vos retours la pertinence de ses réponses pour répondre à 100 % à vos besoins d'analyse.
Exemples d'analyses comptables réalisées par DionySols
Rappelons-le, DionySols n'est pas un logiciel comptable. Nos analyses sont exclusivement analytiques avec la capacité de casser les codes et les règles de la comptabilité.
Par exemple, avec DionySols, il est tout à fait possible de mélanger une partie des données de l'exercice N-1 avec celui de l'exercice en cours N pour vous donner chaque mois vos différents résultats sur une durée de 12 mois.
Voici d'autres cas de figure réalisables avec notre nouvel outil d'analyse :
- Vous pourrez suivre tous vos ratios au mois et 12 mois glissants, lisser vos charges saisies sur quelques mois d'un bilan sur la totalité de ce dernier.
- Vous serez mensuellement informé des écritures en souffrance dans les comptes 471.
- Si des saisies sur certains comptes ne sont pas faites régulièrement, vous en serez informé.
- Vous pourrez suivre mois à mois votre trésorerie, vos dettes fournisseurs, vos créances clients, vérifier la TVA déclarée par votre comptable et celle qui ressort des écritures...
DionySols n'a pas de limites dans son analyse. Il n'a que celles que nous lui avons fixées et que nous pouvons modifier à notre gré suivant vos retours. Notre IA répond à vos besoins.
Conclusion
Grâce à son système d'analyse par IA, DionySols pilotage et Gestion va un cran plus loin dans sa capacité de digitalisation et d'analyse de votre comptabilité. L'import des fichiers FEC se fait en quelques clics et notre interface de pilotage se charge du reste. Vous prenez désormais en main le destin de votre entreprise en vous assurant sérénité et pérennité.
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Laura Wassink, Coach en écriture & Rédactrice web SEO & Joël Raynaud, éditeur et concepteur de DionySols Pilotage et Gestion - Imaginé, conçu et réalisé à Voiron 38500 - Fondateur de la communauté monconseillerTPE - Conseiller expert en pilotage et gestion des TPE.