Une gestion des stocks efficace, cela se prépare

Le 13-06-2024 Dans un secteur aussi complexe que celui de l'alimentaire, connaître en temps réel son stock et mesurer ses variations est indispensable. Gérer son stock demande de faire preuve de rigueur et de tenir compte d'un certain nombre de contraintes. Vous vous sentez prêt à améliorer la gestion de vos stocks ? Vous avez décidé de vous lancer ? Dans cet article, nous vous accompagnons dans cette démarche en vous donnant des astuces faciles à mettre en place.

Gérer son stock, les principes de base

Rappelons-le, le stock représente l'ensemble des biens que possède une entreprise à un instant t (matières premières, produits en cours de fabrication, produits finis...). Pour ne pas perdre de l'argent, il est nécessaire de suivre l'évolution de vos marchandises dans un outil de pilotage tel que DionySols pilotage et gestion.

En pratique, DionySols est un utilitaire web pour les commerçants du secteur alimentaire (boulangers, pâtissiers, bouchers, charcutiers, traiteurs...) et les restaurateurs. Grâce aux nombreux indicateurs de performance de DionySols Pilotage et Gestion, vous pouvez piloter votre entreprise en toute facilité. Ainsi, vous suivez notamment vos ventes, vos achats, votre marge, votre masse salariale chargée et bien évidemment l'évolution de votre stock. Vous êtes donc capable de déterminer les besoins de votre société, aussi bien en matière d'ingrédients à acheter que de produits à vendre.

Envie d'en savoir plus sur les contraintes inhérentes à la gestion de stock ? Lisez notre article sur l'intérêt de gérer rigoureusement vos stocks. 

Créer des zones de stockage spécifiques

Vous perdez un temps fou à chercher vos matières premières ? Nous vous proposons d'appliquer la méthode 5S, une pratique d'optimisation de l'environnement de travail empruntée au Lean Management. Selon cette méthode japonaise, vous pouvez organiser votre espace de travail en toute facilité. Pour ce faire, il existe 5 étapes à suivre :

• Éliminer le superflu
• Ranger chaque chose à une place déterminée
• Nettoyer les zones de travail et de stockage
• Standardiser le rangement selon des règles précises
• Respecter les règles établies

Ce principe s'applique aussi aux zones de stockage. En effet, pour localiser directement vos matières premières, il est judicieux de trier vos ingrédients par catégories (ex. : boissons, viandes, produits laitiers, légumes, produits semi-finis...). Ainsi, vous vous simplifiez la tâche au quotidien, mais aussi en période d'inventaire. Sur votre fiche d'inventaire, vos ingrédients sont précisés par zone de stockage avec une unité d'inventaire (ex. : boite, kg, L...).

Dans l'utilitaire DionySols, vous créez vos propres zones de rangement et vous indiquez où se situent vos ingrédients. Notre interface se charge du reste pour vous faciliter la vie.

Mettre en place un système d'étiquetage

 Comme nous l'avons évoqué, pour vous y retrouver, il faut que chaque produit (ingrédient, emballage, produit fini...) ait une place bien précise dans vos locaux. Quoi de plus simple que de créer un système d'étiquetage pour vos produits et zones de stockage ?

Les produits sont ainsi référencés par l'un des moyens suivants :

• Code-barre
• QR code
• Étiquettes détaillées

Ce système d'inventaire vous aide à identifier les entrées et sorties de stock. Pour faciliter le processus, vous pouvez également vous appuyer sur un logiciel de gestion HACCP (Hazard Analysis Critical Control Point ou analyse des dangers et points critiques). Par exemple, avec DionySols, nous gérons vos commandes d'ingrédients et vos validations de bordereaux de livraison.

Si vos ventes que nous récupérons dans votre logiciel de caisse sont associées à des fiches techniques réalisées, il est aussi possible de réaliser des sorties de stock théoriques. L'intérêt ? Éviter de surstocker et donc commander la juste quantité d'ingrédients en fonction des consommations effectives et être aussi en capacité de tracer la courbe de stock théorique de tous vos ingrédients avec des seuils d'alerte.

De plus, DionySols fonctionne avec son temps. Nous utilisons en effet l'intelligence artificielle afin de vérifier que les produits, notés comme vendus sur la caisse enregistreuse correspondent bien aux recettes auxquelles ils sont associés. 

Organiser méthodiquement ses stocks

Ranger est une chose, bien ranger en est une autre. Pour ce faire, rien de bien sorcier, simplement du bon sens. En effet, les produits les plus fréquemment utilisés doivent être facilement accessibles. Cela permet d'optimiser le poste de travail et d'avoir l'essentiel de vos outils de travail à portée de main, comme préconisé dans la méthode 5S.

En adoptant cette méthode, vous augmentez l'efficacité de vos équipes. Vos employés n'arpentent plus le laboratoire pour trouver un ingrédient ou un ustensile de cuisine. Le temps économisé par ces non-déplacements diminue votre durée de production et augmente en conséquence votre rentabilité.

Vous pouvez tout à fait appliquer la même méthode à vos approvisionnements pour ranger les produits en fonction de l'utilisation que vous en faites.

Le principe de la rotation des stocks

Dans le secteur de l'alimentaire, les professionnels tels que vous utilisent des produits périssables avec une date de péremption plus ou moins courte. C'est pourquoi il faut mettre en place un système de rotation de stock adapté à ce milieu : la méthode FIFO (First In, First Out ou Premier entré, premier sorti). Concrètement, les biens achetés en premier sont les premiers à être écoulés et donc à sortir du stock. Les nouvelles livraisons se rangent derrière et non devant 😉.

Cette méthode permet de calculer :

• la valeur du stock en tenant compte des variations des prix d'achat (ex. : cours du lait qui va dépendre des frais d'élevage des vaches) ;
• le prix unitaire moyen des ingrédients ;
• la marge brute projetée, en corrélation avec les tarifs d'achat ;
• le temps de stockage moyen.

En adoptant ce principe, vous évitez le gaspillage de produits (aliments périmés). Vous réduisez ainsi les pertes et augmentez par extension votre rentabilité.

‍‍À noter qu'avec DionySols, nous calculerons pour vous le temps moyen de stockage par ingrédient (livraison pour le SIRHA 2025). Vous définissez votre temps périssable par ingrédient, nous vous alertons dès que ce temps risque d'être dépassé. Un véritable confort pour l'esprit pour tous les chefs d'entreprise débordés !

Identifier le niveau de stock optimal par ingrédient

Difficile parfois d'estimer la juste quantité d'un ingrédient. Ni trop ni pas assez. On peut vite utiliser trop de trésorerie ou alors se retrouver en rupture de stock. C'est pourquoi il est primordial de déterminer le niveau de stock idéal pour chaque ingrédient.

Pour cela, vous pouvez suivre une méthode en trois étapes :

• Analyser les tendances
• Garder un stock de sécurité
• Réaliser une analyse coût/bénéfice 

Suivre l'évolution de la demande 

Avec notre utilitaire DionySols, vous pourrez prochainement surveiller l'évolution du stockage de chacun de vos ingrédients par l'intermédiaire de graphiques. Ainsi, vous visualisez immédiatement les zones d'alerte ou les livraisons. 

En utilisant vos données de vente historiques associées aux fiches techniques recettes, vous identifiez les pics d'activité et les moments de creux (ex. : saisonnalité, vacances scolaires, jours fériés...). Cela vous permet alors d'anticiper les fluctuations inhérentes à l'activité. Grâce aux données des consommations des années précédentes, vous maintenez des niveaux de stock optimaux tout au long de l'année en cours. Vous êtes en mesure d'avoir une vision précise des besoins de votre entreprise. 

Définir un stock minimal 

Se retrouver à court de certains aliments peut s'avérer très dommageable pour votre restaurant ou votre boutique. Heureusement pour vous, DionySols est capable de calculer à chaque instant la consommation de vos différents ingrédients. 

Grâce aux données de notre logiciel, vous pouvez calculer des stocks de sécurité pour les produits essentiels à votre activité. Vous créez donc une réserve tampon, c'est-à-dire une quantité minimale en stock qui sert en cas d'imprévus (demandes en hausse, retards de livraison...). 

Effectuer une analyse coût/bénéfice 

Cette analyse coût/bénéfice permet de trouver le juste milieu entre un stock trop important représentant une immobilisation conséquente de trésorerie et un stock trop faible au risque d'être en rupture de stock. 

Grâce à notre utilitaire en ligne, vous identifiez les zones d'optimisation avec un coût de stockage excessif (ex. : frais d'entreposage, péremption d'aliments...). En connaissance de cause, vous pouvez désormais équilibrer les coûts, tout en maintenant des niveaux de stocks élevés pour les produits à forte demande. Ainsi, vous ajoutez un facteur prédictible à votre activité alimentaire. 

Une gestion des stocks efficace, en bref

Gérer son stock rigoureusement est atteignable avec une méthode éprouvée (création de zones de stockage dédiées, étiquetage des produits, évolution de stock intelligente...). DionySols Pilotage et Gestion vous accompagne dans cette démarche. Pour un suivi personnalisé, prenez contact avec l'un de nos conseillers proches de chez vous. 

Le salon SIRHA 2025 - Lyon Eurexpo - du 23 au 27 janvier 2025 - Stand 4H71

Les équipes de GESTPE Solutions SAS et les conseillers de monconseillerTPE - DionySols vous accueilleront sur le salon SIRHA 2025 du 23 au 27 janvier 2025 à Lyon EUREXPO pour vous présenter les nouveautés de l'utilitaire DionySols. Parmi nos nouveautés, vous pourrez notamment découvrir notre dernier ajout, le Master DionySols, les interactions que nous avons déjà mis en place pour piloter un réseau de restaurants / brasseries et espaces de loisirs le 1055 par API avec L'Addition et Obypay pour récupérer l'ensemble des données de vente et des comptes fidélités. De plus, il est désormais possible de commander via la centrale d'achat Transgourmet, l'un des plus grands grossistes alimentaires, et récupérer automatiquement toutes les données de facturation des achats variables pour les injecter par fichier FEC dans EBP.

Nous serons présents dans le Hall 4 des Boulangers - Pâtissiers - Stand 4H71 en face du Stand JDC SA. Au plaisir d'échanger avec vous !

Pour vous Servir...

Joël Raynaud, éditeur et concepteur de DionySols Pilotage et Gestion - Imaginé, conçu et réalisé à Voiron 38500 - Fondateur de la communauté monconseillerTPE - Conseiller en pilotage et gestion des TPE.