Définition du stock
Pour une entreprise, le stock représente l'ensemble des biens achetés, transformés ou à vendre à un moment donné. Habituellement, le stock concerne l'ensemble des biens qui entrent dans le cycle d'exploitation de la société.
On distingue différents types de stocks :
- Matières premières (ex. : viande de porc en vrac)
- Produits en cours de fabrication (ex. : chair à saucisses utilisée pour la fabrication des saucisses)
- Produits finis prêts à être vendus (ex. : chipolatas)
- Produits défectueux ou périmés
- Emballages (ex. : barquettes)
Le stock est une immobilisation de trésorerie. Trop de stock = argent bloqué. Pas assez = rupture et CA perdu.
Le coût caché d'un stock mal piloté
Un stock mal géré coûte de l'argent de trois manières simultanées :
- Trésorerie immobilisée : chaque euro en stock est un euro que vous ne pouvez pas utiliser pour payer vos fournisseurs, vos salaires ou investir. Un boucher qui stocke 8 000 € de marchandise au lieu de 5 000 € immobilise 3 000 € inutilement.
- Pertes par péremption : dans les métiers de bouche, les denrées périssables se dégradent vite. Un taux de perte de 3 % sur un stock moyen de 6 000 € = 180 €/mois de marchandise jetée, soit plus de 2 000 €/an.
- Ruptures = CA perdu : un client qui ne trouve pas son produit ne revient pas toujours. La rupture de stock ne coûte pas que la vente manquée - elle coûte aussi la fidélité du client.
Ces trois coûts sont rarement additionnés par les dirigeants de TPE. Et pourtant, c'est leur somme qui pèse sur votre résultat, pas chaque ligne prise isolément.
Les 5 étapes indispensables d'une bonne gestion de stock
Gérer son stock demande de la rigueur. Voici les 5 étapes clés à respecter :
- Passer toutes vos commandes dans votre utilitaire de gestion de stock (ex. : DionySols Pilotage et Gestion). Cela permet de conserver une trace de ce que vous achetez et d'obtenir des statistiques pour piloter votre activité au jour le jour.
- Accuser réception de vos commandes à la date où vous les recevez. Vous connaissez ainsi leur impact sur votre stock en temps réel.
- Gérer les écarts entre vos commandes et la livraison. Vous vous prémunissez contre les mauvaises surprises en vous apercevant sur le tard qu'un produit commandé n'a pas été livré.
- Comptabiliser les sorties de stock. Concrètement, cela consiste à retirer les produits vendus, utilisés (dans le cadre d'une recette), donnés (opération promotionnelle) ou détruits (produits périmés). Deux méthodes existent : les bons ou scans de sortie et les sorties théoriques suivant les productions réalisées.
- Réaliser des inventaires de stock fréquemment. Privilégiez les inventaires tournants pour remettre les compteurs d'écart à zéro à un instant t.
Connaître son stock en temps réel
En appliquant ce procédé, vous assurez un meilleur suivi de ce qui entre et sort de votre entreprise. Vous pouvez même calculer votre stock en temps réel grâce à la formule suivante :
Stock début + Achat matière - Consommé matière ± Variation inventaire = Stock fin
Avec cette formule appliquée par ingrédient, vous suivez au quotidien l'évolution de votre stock et vous identifiez immédiatement les écarts entre le consommé théorique (ce que vous auriez dû consommer d'après vos fiches techniques) et le consommé réel (ce que l'inventaire révèle).
Stock théorique vs stock réel : pourquoi l'écart vous coûte de l'argent
La formule ci-dessus donne un stock théorique. Mais quand vous faites un inventaire physique, le chiffre est rarement identique. L'écart entre les deux a un nom : la variation d'inventaire.
Les causes les plus fréquentes de cet écart :
- Pertes non enregistrées : produit périmé jeté sans être déclaré en sortie de stock
- Sur-portions : vos équipes servent plus que ce que prévoit la fiche technique (ex. : un steak de 220 g au lieu de 180 g)
- Vol ou coulage : un sujet tabou mais réel dans les métiers de bouche
- Erreurs de saisie : commande enregistrée mais livraison partielle non corrigée
Un écart de 5 % entre stock théorique et stock réel sur un achat matière de 10 000 €/mois = 500 €/mois de marge perdue, soit 6 000 €/an. C'est souvent plus que le coût d'un outil de pilotage.
3 erreurs fréquentes en gestion de stock alimentaire
1. Ne pas appliquer le FIFO
La méthode FIFO (First In, First Out - premier entré, premier sorti) est la base de la gestion de stock alimentaire. Les produits reçus en premier doivent être utilisés en premier. Sans FIFO rigoureux, les produits anciens restent au fond de la chambre froide et finissent à la poubelle.
2. Se contenter d'un inventaire annuel
Un inventaire une fois par an, c'est un constat après coup - pas un outil de pilotage. Les inventaires tournants (une catégorie par semaine, par exemple) permettent de détecter les écarts tôt et d'agir avant que la perte ne s'accumule.
3. Ne pas définir de seuil d'alerte par ingrédient
Sans seuil d'alerte, vous découvrez la rupture de stock au moment où vous en avez besoin. Un stock de sécurité défini par ingrédient critique vous protège des retards de livraison et des pics d'activité imprévus. DionySols calcule en temps réel la consommation de chaque ingrédient et vous alerte quand le stock descend sous le seuil que vous avez fixé.
Gérer son stock efficacement grâce au bon outil de pilotage
Gérer son stock manuellement est fastidieux. C'est pourquoi il vaut mieux passer par un outil de suivi comme DionySols Pilotage et Gestion qui gère le stock de façon semi-automatisée.
En pratique, DionySols est un utilitaire web à destination des commerçants du secteur alimentaire (boulangers, bouchers, pâtissiers, traiteurs...) et des restaurants (enseignes uniques ou chaînes de restauration). Il permet grâce à son panel d'indicateurs de piloter votre entreprise en toute facilité : suivi des ventes, achats, stocks, marge, résultat d'exploitation...
DionySols vous fournit des données chiffrées mensuellement et sous forme d'aperçu glissant sur 12 mois. Vous connaissez en temps réel les besoins liés à l'activité, que ce soit en termes de matières premières ou de financement.
Vous avez la volonté de gérer votre stock, diminuer vos pertes, vos immobilisations de trésorerie, ne jamais manquer d'ingrédients et continuer de satisfaire vos clients ? DionySols Pilotage et Gestion vous accompagne dans cette démarche au quotidien.
Un stock maîtrisé, c'est une marge protégée.
Le salon SIRHA 2025 - Lyon Eurexpo - du 23 au 27 janvier 2025 - Stand 4H71
Les équipes de GESTPE Solutions SAS et les conseillers de monconseillerTPE - DionySols vous accueilleront sur le salon SIRHA 2025 du 23 au 27 janvier 2025 à Lyon EUREXPO pour vous présenter les nouveautés de l'utilitaire DionySols. Parmi nos nouveautés, vous pourrez notamment découvrir notre dernier ajout, le Master DionySols, les interactions que nous avons déjà mis en place pour piloter un réseau de restaurants / brasseries et espaces de loisirs le 1055 par API avec L'Addition et Obypay. De plus, il est désormais possible de commander via la centrale d'achat Transgourmet, l'un des plus grands grossistes alimentaires, et récupérer automatiquement toutes les données de facturation des achats variables pour les injecter par fichier FEC dans EBP.
Nous serons présents dans le Hall 4 des Boulangers - Pâtissiers - Stand 4H71 en face du Stand JDC SA. Au plaisir d'échanger avec vous !
Pour vous Servir...
Joël Raynaud, éditeur et concepteur de DionySols Pilotage et Gestion - Imaginé, conçu et réalisé à Voiron 38500 - Fondateur de la communauté monconseillerTPE - Conseiller en pilotage et gestion des TPE.